Field Mappings

Hvorfor trenger du Field Mappings – og hva går galt uten dem?

Når du kobler HubSpot til andre systemer, har sjelden feltene samme navn eller struktur. Det som heter "Bedriftsnavn" i HubSpot kan være "Company_Name" i regnskapssystemet og "Organisasjon" i projektverktøyet. Uten Field Mappings ender du opp with feilplasserte data, tomme felt, eller systemer som ikke forstår hverandre. Field Mappings løser dette ved å definere nøyaktig hvilke felt som tilsvarer hverandre, hvordan data skal formateres under overføringen, og hvilke regler som gjelder for konvertering. Dette er essensielt for alle integrasjoner – enten du synkroniserer kontakter med e-postplattformer, overfører salgsdata til ERP-systemer, eller kobler HubSpot til analyseverktøy. Riktig mapping sikrer dataintegritet og gjør at alle systemer jobber med konsistent informasjon.

Slik setter du opp effektive Field Mappings

Start med å kartlegge alle datafelt i både HubSpot og systemet du skal integrere med. Identifiser hvilke felt som inneholder samme type informasjon, og sjekk om dataformatene er kompatible – for eksempel om datoformater matcher eller om telefonnumre har samme struktur. Definer mappingen systematisk og test med et begrenset datasett først for å oppdage eventuelle problemer. Husk at noen felt kanskje trenger transformasjon under overføringen – for eksempel at fullt navn må deles opp i fornavn og etternavn, eller at adresser må reformateres. Dokumenter alle mappinger grundig, slik at andre kan forstå og vedlikeholde oppsettet. Bruk HubSpots innebygde integrasjonsverktøy der det finnes, eller arbeidsflyter og API-er for mer avanserte behov. Test en enkel mapping først – for eksempel synkronisering av kontaktnavn og e-postadresse – og utvid gradvis til å inkludere mer komplekse datafelt.

Eksempel

Tenk deg et norsk konsulentselskap som bruker HubSpot for salg og et separat faktureringssystem for økonomi. De setter opp Field Mappings som automatisk overfører nye kunder fra HubSpot til faktureringssystemet med korrekt firmanavn, organisasjonsnummer, faktureringsadresse og kontaktperson. Når en avtale lukkes i HubSpot, opprettes kunden automatisk i faktureringssystemet med all nødvendig informasjon på rett plass, og regningene kan sendes ut uten ekstra dataregistrering.