Hvordan jobbe med datakvalitet i HubSpot

Datakvalitet er avgjørende for alle CRM-plattformer. Dårlige data kan føre til problemer som feil i rapportering, ineffektive kampanjer, misfornøyde kunder og tap av inntekter.

I denne artikkelen tar vi en kikk på hvordan du bør tenke rundt datakvalitet i HubSpot. Vi deler konkrete metoder for å sikre at dataene dine er korrekte og nyttige – fra grunnleggende prinsipper til praktiske løsninger.

Hva er datakvalitet?

Datakvalitet handler om hvor godt dataene oppfyller kravene som trengs for å støtte prosesser, beslutninger og forretningsstrategier. Data med høy kvalitet kjennetegnes av at de er nøyaktige, fullstendige og konsistente. De må representere virkeligheten korrekt, ha alle nødvendige felter fylt ut, og ikke inneholde motstridende opplysninger på tvers av systemer.

Like viktig er det at dataene er oppdaterte og relevante. Utdatert informasjon kan være like skadelig som feil informasjon. Dataene må reflektere den nyeste informasjonen og være tilpasset bedriftens faktiske behov. I HubSpot påvirker datakvalitet din evne til å forstå kunder, lage vellykkede kampanjer og ta gode beslutninger.

God datakvalitet er ikke noe du oppnår én gang for alle. Det krever kontinuerlig arbeid og oppmerksomhet. Her er de viktigste kjennetegnene på høy datakvalitet:

• Nøyaktighet – representerer virkeligheten korrekt
• Fullstendighet – alle nødvendige felter er fylt ut
• Konsistens – ingen motstridende opplysninger
• Aktualitet – reflekterer nyeste informasjon
• Relevans – tilpasset bedriftens behov

Hvorfor er datakvalitet viktig i HubSpot?

Feilaktige eller utdaterte data kan føre til at feil budskap når feil personer. Dette kan skade både omdømmet ditt og kampanjenes resultater. Tenk på konsekvensene av å sende tilbud til kunder som allerede har kjøpt, eller å adressere folk med feil navn. Slike feil undergraver tilliten og profesjonaliteten.

HubSpot gir kraftige analyseverktøy, men resultatene er kun like pålitelige som dataene de baserer seg på. Dårlige data gir unøyaktige rapporter og kan føre til feile beslutninger. Når ledelsen tar strategiske valg basert på feil tall, kan konsekvensene bli kostbare for hele bedriften.

Riktig data gir et fullstendig bilde av kundene, som igjen gjør det mulig å tilby bedre og mer personlig kommunikasjon. Automatisering er også avhengig av nøyaktige data – feil i data kan føre til at automatiserte prosesser ikke fungerer eller gjør mer skade enn nytte.

Hvordan sikre god datakvalitet i HubSpot

Start med å etablere klare standarder for hva som utgjør god datakvalitet for din bedrift. Definer hvilke felt som må fylles ut for kontakter, bedrifter eller avtaler. Bestem hvordan e-postadresser og telefonnumre skal formateres, og lag retningslinjer for å unngå duplikater. Del disse standardene med teamet og sørg for at de blir fulgt fra starten.

Valideringsregler sikrer at data som legges inn oppfyller kravene dine. Du kan for eksempel kreve at e-postadresser følger et gyldig format eller at viktige felter fylles ut. Automatiserte workflows kan rydde opp i dataene fortløpende, som å slå sammen duplikater eller varsle brukere om manglende informasjon.

Integrer tredjepartsverktøy som kan identifisere duplikater, normalisere data og holde systemene synkroniserte. Disse verktøyene kan spare mye tid og sikre konsistent datakvalitet på tvers av plattformer. Her er viktige tiltak for å opprettholde datakvalitet:

• Gjennomfør regelmessig datarengjøring
• Finn og rett opp manglende eller feil data
• Oppdater utdaterte opplysninger
• Fjern eller slå sammen duplikater
• Valider data ved import

Opplæring og bevisstgjøring

Sørg for at ansatte forstår viktigheten av god datakvalitet. Gi opplæring i hvordan de skal bruke verktøyene riktig og følge standardene. Dette er ikke bare et teknisk spørsmål – det handler om å skape en kultur hvor alle tar ansvar for datakvaliteten. Når hele teamet forstår konsekvensene av dårlige data, blir de mer nøye med registreringen.

Dokumenter prosessene grundig slik at nye medarbeidere raskt kan sette seg inn i rutinene. Lag enkle sjekklister for dataregistrering og oppdatering. Hold jevnlige gjennomganger hvor teamet diskuterer datakvalitetsutfordringer og deler beste praksis.

HubSpot Academy tilbyr omfattende kurs som kan hjelpe teamet ditt med å forstå plattformen bedre. Invester tid i opplæring – det betaler seg tilbake i form av bedre datakvalitet og mer effektive prosesser.

Håndter duplikater effektivt

Duplikater er en av de vanligste utfordringene i CRM-systemer. Bruk HubSpots innebygde funksjoner for å finne og slå sammen duplikater systematisk. Systemet kan identifisere potensielle duplikater basert på e-postadresser, bedriftsnavn eller andre kriterier. Du kan velge hvilken informasjon som skal beholdes for å sikre riktige og fullstendige poster.

Sett opp automatiske regler for håndtering av duplikater ved import av nye data. Dette forhindrer at problemet vokser over tid. Gjennomfør også manuelle gjennomganger regelmessig for å fange opp duplikater som automatikken ikke oppdager.

Når HubSpot er koblet til andre systemer, må synkronisering fungere sømløst. Synkroniser kun nødvendige data for å unngå unødvendig rot. Sett opp klare regler for hvilket system som er master for ulike datatyper, og sørg for at oppdateringer flyter riktig mellom systemene.

Måling og forbedring av datakvalitet

Definer klare målepunkter (KPIer) for datakvalitet. Følg med på prosentandel utfylte felter, antall duplikater og oppdateringsfrekvens. Disse tallene gir deg et objektivt bilde av datakvalitetens tilstand og utvikling over tid. Sett realistiske mål og jobb systematisk mot forbedring.

Bruk HubSpots rapporteringsverktøy til å følge med på KPIene dine. Med Operations Hub Professional eller Enterprise-lisens får du tilgang til et profesjonelt verktøy spesielt for datakvalitet. Dette verktøyet gir deg detaljert innsikt og hjelper deg identifisere problemområder raskt.

Når problemer oppdages, må du handle raskt. Oppdater rutiner, juster verktøyene og tilby mer opplæring for å løse utfordringene. Viktige områder å overvåke inkluderer:

• Komplette data på tvers av objekter
• Konsistens mellom relaterte poster
• Feilrate i automatiserte prosesser

Kort oppsummert

God datakvalitet er nøkkelen til å få mest mulig ut av HubSpot. Med klare standarder, riktige verktøy og kontinuerlig forbedring kan du sikre data som gir bedre beslutninger. Start med å etablere rutiner for dataregistrering, implementer valideringsregler og automatisering, og sørg for god opplæring av teamet. Mål datakvaliteten regelmessig og jobb systematisk med forbedringer. Husk at god datakvalitet ikke er et mål, men en kontinuerlig prosess som krever oppmerksomhet og fokus fra hele organisasjonen.