Hva er workflows i HubSpot?

HubSpot brukes av ca. 200.000 bedrifter for å selge mer, og jobbe mer effektivt. En av styrkene i HubSpot er muligheten for å automatisere små og store oppgaver.  I denne artikkelen ser vi nærmere på workflows og hvordan man kommer i gang.

Hva er workflows?

Workflow er en funksjon i HubSpot som lar deg automatisere og organisere prosesser slik at man unngår manuelle feil og effektiviserer arbeidshverdagen. Her kan du sette opp en intern varsling når noen besøker nettsiden din, sende ut automatisert velkomstmelding til nye kunder av kundene eller identifisere kunder med mangelfulle kundedata.

Automatisk utsendelse av informasjon ved oppstart av et prosjekt

Vi begynner med et enkelt eksempel hvor vi lager en workflow som sender en automatisert mail til nye kunder. 

Steg 1: 

Vi bruker en “contact based” workflow og velger en blank workflow. Legg merke til at det finnes maler du kan ta en titt på.

Steg 2:

Det første vi gjør er å velge "enrollment trigger”, altså spesifisere hvilken kontakt vi skal utføre en handling for. I dette tilfellet velger vi deal properties → deal stage → closed won, på denne måten kontakter vi bare de som har signert en kontrakt med oss.

I noen tilfeller kan det være relevant å spesifisere ytterligere for å unngå at vi setter i gang workflows for kontakter noe kanskje ikke er relevant for, eller hvis man har flere produkter/tjenester med forskjellig informasjon som skal sendes. Da kan vi for eksempel lage en tilpasset deal property med en sjekkboks for å huke av hva slags produkt/tjeneste selskapet trenger.

Hvis dette er tilfellet må man legge til en ekstra “enrollment trigger” i samme boks ved å velge “and”. Da sjekker HubSpot om kontakten er “won” og om man har huket av relevant boks, altså to kriterier som skal oppfylles før kontakten blir registrert i workflowen.

Steg 3:

Legg til et nytt steg og velg “delay for a set amount of time”. Det kan være greit å legge til en forsinkelse slik at man har mulighet til å gjøre endringer og ikke sender mailen med en gang man har signert kontrakten.

Steg 4: 

Legg til nok et steg og velg “manage email subscription status”. Vi ønsker at workflowen skal verifisere at kunden har riktig abonnement slik at vi får sendt eposter. Velg “opt-in” og velg “service email” eller det som er relevant i din bedrift, og deretter “legitimate interest - client”.

Steg 5: 

Hvis du bruker HubSpot sine GDPR-innstillinger, må vi og legge til et ekstra steg for å sette “marketing status” til “set as marketing contact” forutsatt at kontakten har gitt tillatelse til å bli kontaktet av deg.

Steg 6: 

Så kan vi legge til siste steg som er å sende selve e-posten. Den kan du skrive i workflowen, men hvis du velger “email tool” så får du flere tilpasningsmuligheter rundt design og innhold.

Steg 7:
Til slutt er det bare å lagre og publisere arbeidsflyten og velge om man skal sende til alle kontrakter man har signert, eller kun til de som blir lagt til etter arbeidsflyten skrus på. I de fleste tilfeller vil man nok velge nei her, altså kun sende til nye kunder som signeres. 

Mulighetene rundt bruk av workflows for å automatisere interne prosesser er mange, og det er enkelt å komme i gang.

Ta kontakt for en demo, og prat om hvordan dette kunne gitt dere superkrefter.